Utiliser Logicim XLGL avec des droits d'utilisateur restreints dans Sage 50 Canada.

Introduction

Logicim XLGL peut se connecter à Sage 50 Canada au moyen d'un compte d'utilisateur Sage 50 précis. Une entreprise peut ainsi vérifier si ses employés peuvent exécuter les Reports nécessaires sans leur accorder des Full Accounting Rights.

Cet article s'applique uniquement à Sage 50 Canadian Edition. Sage 50 US utilise une méthode de connexion XLGL différente.

Prérequis

1. Microsoft Windows 10 Pro, Windows 11 Pro ou Windows terminal server (2012 et versions ultérieures)
2. Microsoft Office 365
3. Sage 50 Canadian Edition (2014 et versions ultérieures)
4. Connexion Internet
5. Compte d'utilisateur Sage 50 configuré par l'administrateur système

Fonctionnement des droits dans Sage 50 Canada

Sage 50 Canada prend en charge les Full Accounting Rights et les Limited Accounting Rights. Des droits limités peuvent être accordés pour des sections comme Accounts & General Ledger, Customers & Sales, Vendors & Purchases, Inventory & Services et Projects.

Sage 50 offre également un réglage distinct appelé User's Rights with Third Party Products :

1. No Data Access : L'utilisateur ne peut pas accéder aux données de l'entreprise au moyen d'un produit autre que Sage 50.
2. Read Data : L'utilisateur peut lire les données de l'entreprise au moyen d'un produit autre que Sage 50, sauf les Reports Sage qu'il n'est pas autorisé à consulter.
3. Read and Write Data : L'utilisateur peut lire et modifier les données de l'entreprise au moyen d'un produit autre que Sage 50. Sage déconseille de modifier les données comptables à l'extérieur de Sage 50, car certaines règles et certains avertissements comptables pourraient être contournés.

Pour la production de Reports, utilisez le niveau d'accès le plus faible permettant d'exécuter correctement le Report requis. N'accordez pas Read and Write Data uniquement pour produire des Reports, à moins qu'un besoin opérationnel distinct ait été vérifié.

Exemples vérifiés de Reports prêts à l'emploi

Logicim indique qu'un accès à Accounts & General Ledger est nécessaire pour les Reports prêts à l'emploi Sage 50 CA suivants :

1. Transaction Report
2. Transactions Report
3. Transactions List
4. Detailed Cash Flow
5. Automated Balance Sheet
6. Automated Trial Balance by Department
7. Automated Project Income Statement
8. Project Budget by Period

Les articles publiés indiquent la section Sage 50 concernée, mais ne précisent pas la combinaison minimale exacte des droits View, Lookup et Reports. Testez le Report sélectionné avec l'utilisateur Sage 50 prévu avant de confirmer que la configuration des droits est complète.

Sections pertinentes des droits Sage 50

Sage associe ses propres Reports aux sections de sécurité suivantes :

1. États financiers et transactions du grand livre : Accounts & General Ledger
2. Listes de clients et activités de vente : Customers & Sales
3. Listes de fournisseurs et activités d'achat : Vendors & Purchases
4. Listes et activités d'inventaire : Inventory & Services
5. Listes, revenus, répartitions et budgets de projets : Projects

Cette correspondance de Sage peut orienter les tests de droits, mais elle ne permet pas d'établir les droits minimaux exacts pour un Report Logicim donné. Un Report Logicim peut utiliser des renseignements provenant de plusieurs sections de Sage 50.

Configurer et tester un utilisateur restreint

Step 1: Ouvrez l'entreprise Sage 50 en tant qu'administrateur système.

Step 2: Sélectionnez Setup > Set Up Users & Roles.

Step 3: Sélectionnez l'utilisateur, puis cliquez sur Modify User.

Step 4: Accordez les droits Sage 50 limités nécessaires au travail habituel de l'employé.

Step 5: Vérifiez le réglage User's Rights with Third Party Products. Un utilisateur ayant le réglage No Data Access ne peut pas lire les données de l'entreprise au moyen d'un produit autre que Sage 50.

Step 6: Si vous utilisez Sage 50 Quantum Accounting ou Accountant Edition, vérifiez les restrictions configurées dans Advanced Reports.

Step 7: Dans Excel, sélectionnez l'onglet Logicim XLGL, puis cliquez sur le bouton Connect.

Step 8: Créez ou modifiez la connexion Sage 50 Canada, puis saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe Sage 50 de l'utilisateur restreint.

Step 9: Exécutez et actualisez le Report requis.

Step 10: Confirmez que le Report affiche uniquement les renseignements prévus et que l'utilisateur ne peut pas accéder à des renseignements qui ne font pas partie du besoin opérationnel approuvé.

Reports personnalisés

Les droits requis pour un Report personnalisé dépendent des données Sage 50 utilisées par ce Report. Ne déterminez pas les droits nécessaires uniquement à partir du nom du Report.

Examinez les sources de données du Report personnalisé et testez-le avec un utilisateur restreint avant de fournir une liste de droits minimaux. Si le Report utilise des renseignements du grand livre, des clients, des fournisseurs, de l'inventaire, de la paie ou des projets, plusieurs sections de droits Sage 50 pourraient être nécessaires.

Cas d'utilisation courants

1. Permettre aux employés des achats d'exécuter les Reports approuvés sans leur accorder des Full Accounting Rights.
2. Permettre aux employés des opérations d'accéder aux renseignements approuvés sur les projets.
3. Permettre aux gestionnaires de consulter certains renseignements financiers tout en limitant les autres fonctions de Sage 50.
4. Vérifier si un Report personnalisé nécessite l'accès à plusieurs sections de Sage 50.

Dépannage

Problème : L'utilisateur ne peut pas se connecter à l'entreprise Sage 50.
Solution : Vérifiez le nom d'utilisateur et le mot de passe Sage 50 ainsi que le réglage User's Rights with Third Party Products. Vérifiez également que le logiciel de sécurité ou les stratégies système ne bloquent pas la connexion Logicim.

Problème : Le Report se connecte, mais n'affiche aucune valeur.
Solution : Confirmez que la bonne entreprise et les bons paramètres du Report sont sélectionnés. Vérifiez ensuite la section de droits documentée pour ce Report et testez de nouveau l'accès de l'utilisateur.

Problème : Un Report prêt à l'emploi fonctionne, mais un autre ne fonctionne pas.
Solution : Les Reports peuvent extraire des renseignements provenant de différentes sections de Sage 50. Vérifiez l'objectif documenté de chaque Report et testez séparément les droits Sage 50 applicables.

Problème : Un Report personnalisé cesse de fonctionner après le retrait de certains droits.
Solution : Rétablissez uniquement la dernière configuration fonctionnelle vérifiée, puis examinez le Report afin d'identifier les données Sage 50 qu'il utilise avant de réduire de nouveau les droits.

FAQ

Q : Un utilisateur XLGL a-t-il besoin des Full Accounting Rights?
R : Pas nécessairement. Sage 50 Canada prend en charge les droits d'utilisateur limités et des droits d'accès distincts pour les produits tiers. La configuration requise dépend des données utilisées par le Report et doit être testée.

Q : Quel est le niveau d'accès tiers minimal permettant de lire les données?
R : Sage définit Read Data comme l'option permettant à un produit autre que Sage 50 de lire les données de l'entreprise, sous réserve des restrictions applicables aux Reports Sage. Le réglage No Data Access ne permet pas cet accès.

Q : Peut-on utiliser la même liste de droits pour tous les Reports Logicim?
R : Aucune liste universelle vérifiée n'est disponible. Les Reports peuvent utiliser différents enregistrements et différentes transactions de Sage 50.

Q : Peut-on déterminer les droits d'un Report personnalisé sans l'examiner?
R : Non. Le Report doit être examiné et testé afin d'identifier les données et les droits Sage 50 dont il a besoin.

Q : Cet article s'applique-t-il à Sage 50 US?
R : Non. Logicim XLGL utilise une méthode de connexion différente pour Sage 50 US.

Pratiques exemplaires

1. Appliquez le principe du moindre privilège.
2. Utilisez Read Data plutôt que Read and Write Data lorsque l'utilisateur a uniquement besoin de produire des Reports.
3. Testez chaque Report requis avec le compte d'utilisateur restreint réel.
4. Comparez les résultats du Report à une référence approuvée avant de déployer les droits.
5. Documentez l'édition Sage 50, les droits de l'utilisateur, le réglage d'accès tiers, la version XLGL et les Reports testés.
6. Testez de nouveau les Reports après une modification des droits Sage 50 ou une mise à niveau de Sage 50 ou Logicim XLGL.

Références

1. Sage 50 Canada : User Rights and Non-Sage 50 Accounting Products
2. Sage 50 Canada : Security Access Rights
3. Sage 50 Canada : Security Options to Access Reports
4. Connexion à une entreprise Sage 50 Canadian Edition avec Logicim XLGL
5. Reports prêts à l'emploi de Logicim pour Sage 50 Canada
6. Request a Custom Report